2、如果需由秘書本人接待的新客人，且時間較長，又不便讓其聽到自己與原先正在接待的客人的交談內容，則可安排到另一個房間內，請他稍候，或告訴他大約要等候的時間，並爲客人端上茶，拿出報紙、雜紙讓客人打發時間，表示歉意後主開房間。應注意，對新客人的安排，不能過於耽誤時間而讓原先客人久等。
3、回到原先客人處繼續交談，並爲交談的中斷、讓他等待而再次表示歉意。
4、如接待新客人需花很長的時間，而原先客人的交談也需很長時間，沒有可能接待新客人，就應該向新客人說明情況表示歉意，約定另外合適的時間再見面。
5、如果新客人與原先客人出自同一原因，同一事項前來，所談內容完全一致，秘書可以通過介紹雙方客人認識，一起進行交談。會議是公共關係、人際交流的一種重要形式，是公共關係活動的窗口。作爲具體辦會的秘書人員該如何掌握工作要領？ 1、會議時間應儘量縮短；會議的主題應鮮明突出；內容應與到會者相關；會議應開得生動活潑，次數應儘量減少；會議要實行雙向溝通；會前要做好充分準備。
2、應選擇好會址，配置好設備。會址應選擇在交通方便、住宿方便、會議廳合適的地方。會址選好後，要檢查會議廳設備是否齊全，能否適應會議的需要。會場佈置做到莊嚴、整潔、美觀，要注意會場座位的設置能使全體與會人員都能聽清楚發言人的講話；大型會議須佈置會標，明確會議主題，營造會場氣氛，做好各種擺設。做好會議日程安排和文字材料準備，統籌安排安全、保衛、消防、交通、供電、供冷、供暖等工作，確保萬無一失。 中華人事主管協會【第十四期專業秘書實務認證班】將於6/29開課，亦與各區學校合作開設【專業祕書暨行政管理師實務認證班】，南區5/31於高雄應用科技大學開課、中區6/21於東海大學開課、桃竹苖區6/28於中原大學開課，特邀具有多年實務及授課經驗的名師群，從專業面、效率面及溝通面，讓學員一次獲得多位大師的祕笈精華，提升祕書的關鍵職能，成功打造企業與個人公關，成為上司的得力助手，順利通過認證，即可同步獲得協會頒發之合格證書及各大學頒發之結業證書，名額有限，報名請洽02-2763-5678或上協會網http://www.hr.org.tw。
- 新聞稿有效日期，至2008/06/20為止
聯絡人 ：謝武雄
聯絡電話：02-27635678
電子郵件：alvin521@cpea.org.tw
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