在扶輪人的年度活動中,若問到動員人數最多,內容最複雜的大型活動為何?地區年會的籌辦往往是大家共同的答案,如此大型的活動籌辦,本質上屬一個超大型的專案群,以今年來說,年會組織內分五個工作會協同合作,共計69個專案均為完成2010年的4月9~11日年會的共同目標,超過150位以上的核心專案工作人員,正如火如荼進行複雜的工作協調與整合.
在2009年9月28日年會第一次籌備會議召開後,已順利完成組織籌組及正式啟動年會籌辦工作,各工作的展開在蒐集過去的資料與參考前人的經驗上,投入相當多的溝通與分析,特別今年舉辦的規模擴大,為此地點選定在台大巨蛋體育館舉行,三百六十度的現場佈置,沒有任何的場地出租單位人力支援,對今年年會而言,是非常大的ㄧ項挑戰.
因應今年年會專案與過去有如此大的差異,若無配套有效的管理方法,過程可能會發生很多未知的問題與風險,有鑑於此,在今年6月國際扶輪3520地區開始尋找專案管理方法與工具相關資料,過程很高興的連繫到前展顧問郭仲倫(Jacky)總顧問,並組織福爾摩沙專案管理協會的義務顧問團隊共20多人,全程支援年會專案管理的教育訓練,還提供實際專案計畫顧問的完整服務,透過他們的協助,目前已完成五梯次專案管理方法與工具的培訓工作,各委員會代表出席也相當踴躍,達到約七成以上的參與率;另外也依照今年年會工作執行手冊所定出的工作目標與權責,目前已全數完成69個專案的建立,預計下一個里程碑在2009年11月底,目標完成所有專案的計畫.
專案管理對年會推動的實質效益何在?
1. 建構高效能的專案資訊彙整機制:過去一般委員會執行專案過程的文件,以電子郵件傳遞的方式進行,當文件數量與更新頻率越來越多時,溝通的共識及結論,會產生或大或小的落差,大都肇因於沒有方便的查詢環境,電子郵件中的資訊因數量增多或時間久遠,開始不易找到,後續造成浪費大量的時間與資源在重複溝通、重複尋找及傳遞文件與重新確認資訊等無謂的工作上,透過運用專案管理方法與系統將各個專案所討論的共同目標與作法,建立於系統上,以專案規章與專案計畫明確呈現於系統中,使大家的溝通有一致的基準,可有效解決上述的問題
2. 提供即時資訊分享平台:大家推動專案的過程,可透過PMSystem即時的查詢自己參與的專案資訊,也可查詢到相關聯專案的最新進度與文件等,透明即時的資訊,使得各委員會內部溝通及跨委員會間的溝通變得更有效率且輕鬆,也大幅縮減團隊溝通間的差異
3. 儲存年會專案知識:專案過程中的寶貴知識與經驗,如年會工作執行手冊、組織表、專案工作計畫、會議紀錄、專案過程的相關文件等,經由專案管理系統機制的建立,引導大家將工作流程中的文件留存於系統,對未來的年會專案,可重複再利用這些寶貴的參考資料與知識,使來年的年會輕鬆啟動,越辦越好
享受過程與創造非凡的成就
年會專案的執行工作,隨著倒數的時間一天天的減少(以2009/10/31計算,剩160個日曆天),召開大小不同會議的時間越來越多,各委員會的工作討論也陸續啟動討論,計畫也將從概念收斂成精確的實施細則,今年年會的挑戰包含破新高的社員參與率、更大型複雜的場地佈置、及上百工作人員的溝通與整合等,過程的辛苦預計將是相當艱辛的過程,因應這些挑戰,我們除齊心協力外,觀念上也期盼大家以享受艱辛的過程,在服務中持續學習為念,加上今年應用創新的專案管理方法,提升年會執行力,相信必能共同創造非凡的成果,並留下珍貴的年會專案經驗與知識於系統中,在此除預祝大家工作順利,也特別感謝各社友先進及前展顧問的大力協助,相信今年年會必能在大大家的支持下順利圓滿成功. 前展顧問股份有限公司 www.advanser.com
國際扶輪3520地區 http://www.ri3520.org.tw/index.asp?reSite=Y&ssID=6 - 新聞稿有效日期，至2009/12/08為止
聯絡人 ：MKT
聯絡電話：02-2362-1882(11)
電子郵件：mkt@advanser.com
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