一直以來業界專案管理的活動一直都存在於各行各業中，也因實際的需求不同，伴隨出各種不同型態的專案管理行為，大多數專案規模不大或未接觸專業方法的團隊，自然以既有的管理知識來推動，若遭遇的問題也大都可用既有的技能來解決，自然不會須要找尋新的方法，狀況就如同一個人的健康，如果小病可能到西藥房拿個藥吃，撐幾天就好了，也不會考慮去診所或醫院看診，若病情時好時壞，通常病痛惡化到一定的程度，夠痛或損失夠大才會就醫。
多數的企業在專案管裡上所遭遇的問題，往往不見得是單一角度的問題，通常並不會是時程計劃不會安排，或是不知如何進行成本控管，大多數的企業問題大都發生在橫向的串聯上，如專案計劃啟動後，陸續展開的任務，團隊要如何有效溝通與執行?透過不斷的開會或是電話及email不斷的聯繫，這是否為目前你所面臨的生活?與專案共舞，是否一直以來都是感覺很累且壓力很大?當專案範疇改變，造成不能控制的局面，並造成嚴重的時程延遲與損失?這些問題是否不斷的在工作上重複上演，到底這些問題的真因(root cause)為何?該如何才能徹底解決?
要解決上面所談到的問題，就要先找到真因，再對症下藥，就個人多年實際輔導大小型企業解決專案管理上問題的研究，發現三個主要的問題:
(1)企業主管大都認同專案管理的重要性，但遇到專案混亂延遲的現象，常以一時的問題忍耐處理為原則，心想未來應該不會常發生，但事實上確經常重複發生。
(2)對於專案內容變更，所造成的連動影響，停留在以經驗判斷的管理原則進行決策，並未有完善的管理程序，對於多個專案的橫向影響，更是手足無措。
(3)企業面臨專案管理問題時，流於小病西藥房拿藥的思維，派幾個人員代表去上課，再找一些免費的軟體進行專案時程的排程等，期望如此就能改善問題。
對於上述的問題，在管理者決策的過程中，由較經濟的解決方法切入，是可理解也值得嘗試的，若問題能得到改善，應進一步觀察是否為暫時的現象，就像感冒若一直吃自己到藥房買的成藥，而症狀時好時壞，這可能不是單純的感冒，應該查清楚問題之所在，往往有醫生專業的診斷後，對症下藥，藥到病除，一樣的道理，在專案管理的問題上，不論是找名醫也好，或是有經驗的專家也好，重點在結果是否有效解決問題，關鍵往往在問題的真正原因未能掌握，亂下藥的結果，也如錯誤的政策，可能造成更大的問題與損失。
在解決的方向上，方法很重要是毫無疑問的，但正確的使用也很重要，一樣的感冒，小孩與大人所需的藥量與內容都會有所不同，工具與方法的選擇與組合也很多，多數的培訓流於證照考試導向，對於工具的正確使用著墨不深，這也是很多受訓甚至已考上PMP證照者，仍未具有實際的實作技能，目前業界的成功經驗，有幾個重點供大家參考:
(1) 建立專案辦公室(PMO)持續推動與維護專案管理制度與執行，可由各單位遴選專家組成，以1~2年一任的方式組成委員會的型態來進行，當需求明確後再朝正式人員編制來調整。
(2) 由PMO主導，找到適切的工具組合(KJ法/系統圖/要徑法/簽核系統..等)來進行專案管理工具與技術的組合應用與驗證，工具間有一定的相容性，並非所有工具可隨意組合使用，也如同醫師開藥，配方是研究驗證過的，非隨意組成的。
(3) 透過完整的專案管理資訊系統(PMIS)整合適切的工具組合為一套的可行流程，透過系統的串聯與流程引導，使原本跨單位間作業鬆散的情形，經由系統有效的傳遞與呈現各個角色所需的資訊，其中管理者也能得到有效即時的管理資訊，使紀律的要求得以實施。
專案管理所面對的問題並非新的管理問題，這些問題也都存在已被驗證的實務解決方案，若能朝這三個方向來思考，按部就班解決，這並非不治之症，但也算管理上疑難雜症之一，若能朝對的程序來找出問題並正確治療，將會是解決問題最有效的方向，上述三帖藥方稱為『工法合體，神乎其績』，『工』指工具，『法』乃方法，『績』為績效，最後將此藥方分享給大家，期望各位能早日找到適合自己的工具與方法組合，進而使專案績效能『神乎其績』。註: 『工法合體，神乎其績』也訂為福爾摩沙專案管理協會首屆年會的活動主題。 作者 福爾摩沙專案管理協會理事長 郭仲倫
福爾摩沙專案管理協會 (FPMA)
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