中華人事主管協會資深講師 李朗日指出，總務部門對外代表了公司形象，總務人員服務的親切、禮儀、快速會留給客人很重要的第一印象；總務部門是企業重要幕僚或良好助理，總管行政管理的角色，上級交辦、大小事情都要做、雜務事務總管，如建廠、股票上市、股東大會、董事會、職工福利、環境及洗手間清潔等，必須把總務工作做好；總務部門是幫助企業其他各部門充分發揮其功能，

要主動的協助與服務生產、銷售、採購、財會等各部門工作，事前發現問題，解決各部門問題。

總務部門是支援及服務部門，也就是企業的『管家婆』或『總管』，總務人員的人格特質必須主動、熱忱、敬業、踏實、任勞任怨的服務精神。總務部門就像軍事單位的『聯勤總部』一樣，默默的支援服務，不計較功勞的一群『幕後英雄』；總務部門也要懂得協助企業降低成本，總務在庶務採購、營繕工程及節能減碳等工作推展，為企業節省管理費用。

李朗日提到，總務行政人員要建立正確觀念與耐力，要有誠懇、不計較、多做事、少抱怨的服務理念的精神；也需要主動積極的工作態度，總務人員的走動管理，例如每天與各部門主管、同仁溝通與協調，並利用工廠朝會和同仁請教，改進總務行政工作上的缺點，以提升各部門工作效率；要培養敬業與熱忱，總務人員要比別人早到公司、比別人晚回家的敬業態度，以及任勞任怨精神，並能接受批評與改進；當然要必備用心及責任感，行政總務人員要有熱心、用心、關心的「創心」精神。

另外也需具備溝通及協調能力，及互動互助的溝通協調精神，例如運動大會、園遊會及公司廠慶等分工合作計劃；能有良好的人際關係與國際觀，總務對外和對內建立良好人際關係，以及到其他公司參觀總務實務工作，做為總務的改善借鏡；具備創新與資訊科技的技能，推動文件、檔案、採購及財產等管理電腦化；更優秀的要整合團隊管理，總務對專案管理工作，如新建員工住宅、集會活動及餐廳外包等改善工作，應請求各部門共同參與專案計劃；最後要勇於接受挑戰與

學習，觀摩友廠餐廳管理、車輛管理、財產管理、職工福利等工作改善。

李朗日提醒，學習總務行政管理是成為未來領導者的條件之一，若有志投入總務採購行政管理，可努力取得專業證照如總務、採購、安衛、消防等證照，不斷自我學習及外界進修，並參加總務研討會與座談會，以便認識同業總務行政人員相互觀摩，在職場上也可向客戶或供應商請教與學習總務行政管理，甚至至國外進修或參訪國外企業總務行政的實務做法，也要加強目前總務行政工作實務經驗，並對於人與事懂得多、看得廣，其實總務行政工作經驗亦可運用在家庭生活及社區服務。

中華人事主管協會執行長 林由敏提到，為協助採購人員提升解決問題與專業能力，並建立良好的採購供應管理機制，特別邀請具有超過30年採購管理經驗的李朗日老師，與具有多年採購總務執行經驗的姜正偉與朱根正老師，聯手擘劃【採購暨總務專業人員認證班】，台北場將於10/20（六）開課，本認證課程嚴選採購暨總務核心職能，從採購總務策略規劃及作業流程開始，透過優質供應商遴選與長期信任合作關係建立，到採購供應的風險管理及契約製作，結合採購談判議價與資產盤點，不僅能夠提高工作效率，更能讓成本降低，亦能有效提升採購總務人員之執行管理能力，更能增加自己無可取代性及提升對企業獲利能力的貢獻度！

中華人事主管協會相關認證已成為就業市場人才評鑑標準，目前已有超過百家知名企業，指名擁有中華人事主管協認證之求職者，具有優先面試機會，以認證證明職場競爭力的時代，千萬不要錯過為自己加分的機會！相關課程諮詢請洽02-5581-8080或上協會網站www.hr.org.tw。

- 新聞稿有效日期，至2012/10/11為止

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