積極文管佈局，切入IC產業核心
松翰科技是典型的IC Design House，首重研發能力，本身沒有工廠，從未封裝前的晶片測試到封裝，全數工單都是委外進行，需與下游代工廠進行緊密的製造配合與資料交換，所以在IT面的話，就必須下很多功夫，讓研發流程保持順暢，並保持文件的機密性。
研發是松翰的重心，研發專案文件則是產品開發的源頭，身為IC產業一員的松翰自然不敢輕忽這塊企業核心領域，研發單位透過專案文件，向各部門溝通為什麼要做產品的開發? 以及中間涵蓋的細節又是那些? 松翰設計服務部的陳瀛姬資深經理提到，松翰當初會導入文管系統，主要也是研發專案文件方面的需求。
解決研發專案文件的管理隱憂
事實上，松翰在處理研發專案文件的簽核時存在著三大隱憂：
(1)難以掌控紙本傳簽的進度：
研發文件牽涉的層級範圍廣，一份研發文件參與簽核人數常常多達20人，松翰原本採用紙本傳簽的方式審閱研發文件，但卻難以知道目前簽到誰，主管無法進行精確的進度追蹤。
(2) 文件外洩的威脅:
研發文件的簽核歷程相當冗長，往往需要花費15個以上的工作天。在這麼長的簽核過程中，這些文件又屬機密文件，要做安全上的控管十分困難，難保商業機密不會因此外洩。
(3) 版本控管不易:
由於文件在審閱協調過程中，文件改版是常有的事，但如何進行文件進版? 如何讓簽核者都能拿到正確的文件? 這些都是傳統紙本作業的難題。
因此在品管部的提議下，松翰IT部門便開始尋找適合的文管軟體，前後花了三個月的時間進行產品評估與實績測試，除了價格考量及後續服務能力之外，並希望未來購入的產品要能符合研發專案作業的需求，品管部也提出希望可以自行管理系統，所以技術門檻不能太高。另外，廠商是否具備IC設計產業的導入經驗，也納入評估重點。綜合以上考量，最後選定了Docpedia文件管理系統。
清楚勾勒導入目標
松翰原本即是Agentflow的老客戶，於2012年3月開始導入Docpedia文管系統，並於7月上線，能夠在3個多月被順利上線的原因，除了Docpedia有彈性的文件索引卡及權限機制等優點外，不得不提松翰IT部門的專案控管能力。
陳經理表示，當你想買一套軟體的時候，要用不同的思維去看待不同的軟體，建議試著去善用軟體的優點。如同Docpedia一定會有強項跟弱項，就我們IT的角度，就盡可能善用他的優點，導入過程花的力氣也會比較少。若是一直拘泥在較難改善的弱點，等於是浪費之前建立的心血，且老闆都希望花較少的預算，但預算限制下，能要做到甚麼樣的功能，IT部門心裡要有所取捨。
IT與品管部在導入之前就已約定好初步目標，就是研發專案文件要能先上線。陳經理提到，通常我們上新系統時都會有個毛病，就是盡可能多塞一點新流程、多塞一點新作業方式進去，讓整個上線內容豐富點，但過多的流程容易讓整個專案變得難以控制，所以必須先考慮清楚哪些要上線。所以松翰首先將研發專案文件上線，後來，ISO文件及人事作業辦法等較不複雜的流程，在IT可控制的範圍內也陸續上線，盡量聚焦在先前設定好的目標。
善用既有功能，培養種子部門
陳經理提到，你要知道你要導入甚麼東西，盡量focus在要導入的部分，盡量不改程式，善用既有的功能來做，這樣比較成功。例如IC產業有獨特的文件索引欄位，Docpedia提供的100組彈性欄位已足敷使用，不需再去客製新規格，不多花心思去改系統，爭取上線時效。否則以後每種文管流程的欄位需求不同，都要做修改，這樣會改不完。另外，陳經理也建議善用Docpedia的查詢功能，雖然Docpedia有很多查詢方式，但最好用的就是它的文件類別跟檔案名稱查詢，東西要簡單，User才容易上手。松翰都是以最簡單的方式進行。
松翰除了專注在重點功能的達成，並定期跟華苓顧問師開會外，妥善以”會前會”、”會後會”來追蹤討論工作進度。因為人員手邊不是只有文管導入這項工作而已，利用”會前會”在開會之前來複習一下進度；”會後會”則是用來歸納重點，並討論哪些東西需要處理的? 如何分工? 以便讓整個方向更聚焦。
松翰熟稔顧問輔導只是暫時的，後續還是要靠自己的道理。品管部跟IT聯合對內部做教育訓練，並以先以小單位測試系統。陳經理清楚知道，一般員工面對新的文管系統，最容易對於多一道建立文件索引卡的動作，以及拿個檔案還要經過一堆程序這兩件事起反感，接著就對新系統產生抗拒心態。陳經理建議，可以去找跟你關係較好的單位作為種子部門，幫你把整個文管流程跑一遍，看看哪邊操作不順或是會有反彈聲浪，解決掉問題並想好說詞之後，再推廣到其他部門。這樣的話，成功上線的機率會較高，避免貿然上線後，發生全面抵制的情況。
透過萬用流程凸顯知識工作者的價值
陳經理不斷提到，松翰品管部是個勤奮的單位，由於不同產品線，中間的研發專案關卡的排列組合式不同的，品管部就希望自己來做文管權限調配，自己來做文管流程的設計。雖然Docpedia的文管流程設定不若Agentflow靈活，但Docpedia有個相當好用的 [萬用流程功能]，也就是用堆積木的方式來建立文件的審核關卡，完全不用寫程式，適合沒有技術底子的品管部。有了這樣方便的流程設計模式，品管部就能自己來組合需要的文管流程，而且非常樂於去做。而陳經理也樂於看到這樣的結果，除了降低IT人員的負擔，品管人員的思維價值也更直接地傳達到文管流程裡。
多預留點時間在資料整理
松翰原本以為把Docpedia文管系統的基本設定做好就能上線，但後來發現其實不然，整理文件很花時間。首先，在把所有文件放上Docpedia之前，文件樹、文件類別都要花比較多時間來確認。其次，Docpedia畢竟只是個管理工具，上線文件的正確性還是需要人來掌控，若不事先把上線文件做整理，即使用正確的軟體去管理錯誤的資料，也只會得到Garbage in、Garbage out的結果，所以陳經理建議未來要導入Docpedia的朋友，一定要在資料整理上，多預留點時間，以免上線時程不如預期。就以松翰來說，初步上線的文件不多，但也花掉將近一個月的時間，通通整理成Excel檔，再用批次程式將檔案轉檔進去。
目標明確，工具為輔，成果自然到位
回顧松翰運用Docpedia於研發專案文件管理的過程，一方面，我們不難看出實施電子化文件管理的好處，文件審核時間已由3週大幅縮短為3天，文件審查的過程中，不用花費人力去盯催，主管也能在線上即時知道審查進度；紙本費用跟列印文件所花時間也同步降至最低，不需透過人工或郵件傳檔，自然也就減少了資料外洩的機會，文件保全就直接由Docpedia負責，權限與規範清清楚楚，文件版號也詳實記錄，不怕拿錯檔案，改版作業及文件審查歸屬不再有模糊地帶，這些都是透過電子化文件管理所帶來的效率改善。另一方面，Docpedia能協助松翰發揮預期作用，主要還是要歸功於陳經理堅持的系統導入思維，善用既有功能，目標明確，花時間做資料整理。如此一來，由正確的專案規劃引領，工具為輔，導入成果自然而然就會到位。- 新聞稿有效日期，至2014/07/31為止
聯絡人 ：Katy
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